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OA办公自动化

引言:知识经济时代企业的管理之痛

当今世界是信息爆炸的知识经济统治的天下,面对外部环境的易变性与复杂性,企业在管理过程中出现了重重障碍,以往传统的严格的部门分工已不再符合如今知识经济时代的发展趋势,企业管理中逐渐呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势由于没有统一的信息管理系统作为支持,企业内部在管理过程中受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛在很大程度上影响了企业的发展战略和前进速度,具体表现如下:

● 如何整合现有的资源,发挥最大的价值?    ● 如何利用管理模型来实现企业的战略目标?

● 如何利用执行工具来实现执行力的落实?    ● 如何保障企业目标和计划任务的执行?

● 如何规范企业内部管控流程?                   ● 如何掌控跨部门、跨组织的任务执行?

● 如何建立统一的、可共享的知识库?          ● 全面支持移动和异地协同办公?

● 如何自定义办公组件,实现个性化的办公? ● 如何及时、准确发布信息?

● 如何支撑跨部门跨人员的协作工作?          ● 如何全面透视整个组织的运营?

● 如何有效管控企业内部的费用支出?          ● 如何掌控各业务情况的实时进展?

● 如何建立统一的企业级、部门级和个人级信息门户?

管理思想:

联易认为企业价值在于“使用有限资源创造最大化价值”。联易协同办公系统以动态组织为行为主体,以工作流为传导模型,以任务为处理模型,将组织行为的复杂性通过三者的结合充分表现出来,从而帮助实际组织解决管理过程中的复杂课题。

产品理念:

处在知识经济时代的企业管理者必须保证企业组织系统的弹性化和生产作业的柔性化才能使企业在未来的发展道路上有着不竭的动力,由此也对企业管理提出了要求,柔性管理随之而生,即对内赋予每个员工以责任,使员工自觉、自愿地将自己的知识、思想奉献给企业,实现“知识共享”。

联易一直致立于组织创新管理研究,针对以上问题,联易软件在充分研究现代组织实践案例和柔性管理理论发展方向的基础上,结合神经网络的研究成果而设计出“联易协同管理系统”全新一代协同产品。作为国内第一个将“柔性管理”引入协同管理系统的产品,“联易协同管理系统”无疑将成为协同管理软件的革新者和领跑者,这也必将会引起协同OA领域里的一次重洗牌。

“联易协同管理系统”将执行中的三个要点:执行者、目标与过程管控。通过动态组织、工作流和任务三者,将执行相关的各种信息和应用紧密集成在一起,并用权变组织、网状沟通、关联结构和控制反馈四个管理模型实现各个执行体之间的融会贯通和统一管理,从而为企业提供实现人力资源、资金资源、产品资源、客户资源、知识资源的高度整合和统一的工具,帮助企业逐步走向虚拟管理、敏捷办事和互动沟通的高级形态。

联易网络办公自动化(Lianyi-OA)系统简介:

   随着全球Internet迅速普及、网络技术应用的发展,大量的企业以及政府部门开始注重利用网络科技手段来完善办公的流程。如何集中管理企业资源,提高企业办公的效率,减低成本,从而改进企业的管理模式,这是当前企业家重点考虑的问题。而通过网络化的办公应用系统来改善管理运作是其中之一必要的解决方案。
   企业在实施OA系统时,不能被软件提供商出于推销目的的产品宣传而迷惑,而应立足于企业自身对OA系统的功能要求,"以我为主",结合企业内部的实际情况,对选择哪种OA产品进行综合判断。如果企业内部因缺乏专业技术人员而无法做出准确判断,可邀请专业的IT顾问公司提供相关服务,包括前期产品技术选型及后期实施过程监督,从而大大降低 企业实施OA系统过程中的风险。

   在Microsoft平台上应用较为广泛的OA开发模式,采用Windows 2000/2003作为操作系统。MS SQL Server数据库,采用ASP或ASP.Net作为开发语言,提供内容存储,IIS提供Web服务。
采用这种模式开发的OA系统具有系统简单易用--采用B/S模式,客户端实现零维护,只需要浏览器(IE)就可以访问OA系统、投资成本低、开发速度快、易于维护等特点。
   联易网络公司开发的企业办公管理平台,是一套标准化企业内务管理系统,它区别于市场上若干高投入的大型办公自动化系统,以低廉的成本为不同规模的企业提供标准化的电子内务管理手段,同时作为一个系统平台,它具有高度的稳定性、延展性和安全性,提供了一整完善的数据安全实施方案。同时可以根据各个用户的个性化需求加设相关的功能模块。它就相当于一个大型的建筑物,允许符合系统结构的各个功能模块方便的添加到本平台中,具有一定开发水平的用户还可按照本系统的要求自行开发具有特色的功能模块添加到本平台中。

联易科技OA系统结构示意图:



一、产品特点 

   LIANYI-OA作为新一代企业办公应用系统软件,主要具有以下特点:
【统一平台管理】
   本OA 系统设计时,考虑了系统的扩展性,本系统分为基础平台和各个功能模块,基础平台就相当于一个大型的插座,允许符合系统结构的各个功能模块方便的添加到本平台中,除了本公司提供的各个功能模块外,具有一定技术力量的用户可按照本系统的要求自行开发具有特色的功能模块添加到本平台中。
【开发标准】
   系统采用B/S架构,使用微软公司的技术解决方案。 开发环境采用微软的Visual Studio。引入Windows DNA 概念,将Windows DNA 应用到系统开发中。Windows DNA 是Microsoft 最新推出的一种基于Windows 平台的网络分布式应用体系结构,是综合PC、客户机/服务器以及Internet/Intranet 计算模式为一体的应用体系结构。

  开发技术选择N-tier (多层) 的软件结构,N-tier指的是将通常构成软件的表示层﹑逻辑事务层﹑数据层分为物理上分离的三层。N-tier结构具有以下优点:
      □ 转换数据库的代价低
      □ 逻辑事务层迁移代价低
      □ 资源可以留在内存池中高效重复使用
      □ 各层之间相互独立
      □ 可以查出运行延时的原因
      □ 可以确定错误的位置

操作系统平台
   为了迎合大部分用户的要求,本系统选用了Windows 2000 Server操作系统,Windows 2000 Server 是为满足各种规模的企业的需要而设计的,这些企业包括从集中管理的小型企业到分散经营的大型企业。Windows 2000 Server 建立在 Windows NT Server 4.0 的强大功能基础之上,它为一个操作系统可以与基于标准的目录、Web、应用程序、网络、文件和打印服务、强大的端对端管理和可靠性实现的集成程度设定了新的标准,这种集成为业务与 Internet 更好地结合提供了最佳的基础。"商务互联网"从这里开始。

数据库平台
   Microsoft SQL Server 2000数据库作为一个性价比很高的系统,完全可以担负关键性任务。
   Microsoft SQL Server 2000是 Microsoft 的数据库产品的定义发行,它是在 SQL Server 6.5 版的坚实基础上创建的。作为 Windows 数据库家族中出类拔萃的成员,SQL Server 2000这种关系型数据库管理系统 (RDBMS) 能要。根据客户够满足各种类型的企业客户和独立软件供应商 (ISV) 构建商业应用程序的需的反映和需求,本产品在易用性、可靠性、可伸缩性以及数据仓库等方面有了显著的改进和创新。

【远程办公】
   由于本系统是基于 WEB 标准开发的,即具有固定专线的用户可以开放远程办公的功能,让所有员工可在家里或出差的时候也可通过 Internet 进行异地远程办公。但考虑到并不是每个企业都有固定的专线,而实现 Modem 拨入提供多用户使用的方案要耗费的资金和管理成本投入又非常的大,因此本公司针对这问题开发了"网络通"的模块。"网络通"是本公司针对LIANYI-OA专门提供的一个服务,主要是提供给没有固定IP专线的用户,使他们通过各种上网方式(Modem拨号、ISDN、虚拟拨号ADSL ……)连通互联网后,使内部服务器通过"网络通"服务可让企业外部通过固定的地址访问进来。即虚拟了固定IP的专线服务器。
【人性化的操作模式】
   互联网将人与机械的合作提升到了一个新的层面,经过多年来技术的不断创新及延伸,浏览器加服务器的B/S模式已经将大部分软件应用以网站形式进行人机交互。网站已成为一个集美学、心理学、应用科学为一体的新人机界面。有关的课题已经成为人机界面专家重点研究开发的对象。
   联易网络自97年至今一直密切关注着各类相关技术并积极参加课题研究,在不断的尝试与实践后已经形成一套完整的理论架构与实施方案,帮助网站建设及系统开发的用户界面将变得标准化并能与项目管理充分配合。
   LIANYI-OA以统一的设计理念与风格为用户提供便捷易用的界面,用户只需要短暂时间学习就可以直接使用,真正实现以人为本的办公自动化。而其灵活的设计更允许企业用户以自身形象需求订制符合企业VI标准的专属界面。
【安全机制】
  LIANYI-OA在不同的应用层面均采用了对应的安全机制,首先本系统的各个功能模块均采用权限设置功能,从模块到功能都可按管理员的要求开放给指定的用户职位使用。其次,网站安全模块由数据库操作系统安全和网站程序安全两部分组成。再次对于敏感数据的存储方面,系统采用了专门的加、解密组件进行处理,保存到数据库中的数据均通过了加密处理,避免了数据库给偷窃的危险,用户需读取的数据也需要通过此组件进行解密才能把正常的数据显示于用户。由于用户全部的数据资料都可保存在服务器上,因此,即使客户端的PC完全损坏,也不会损失任何数据。同时,我们建议对OA系统进行各种方式的备份,保证系统有效持续运行。
【价格低廉】
  由于本系统采用的是B/S结构的开发技术和应用模式以及相关工具,在开发工程中主次分明,大部分的资源均投入到服务器端的开发工作,避免了过去C/S结构的繁琐开发过程,效率提供的同时也加快了整个系统的升级。采用B/S结构开发,降低了开发多层应用的复杂性,缩短了开发周期,极大地降低了开发成本,从而使我们以低廉的价格让更多的用户受益。

二、主要功能模块介绍
  主要包括工作考勤管理、个人办公、会议管理、内容消息通信、内部邮件系统、公文管理、车辆管理、公共信息、办公用品管理、图书资料管理、报销管理、审批管理、系统管理等众多功能模块,几乎涵盖了企事业单位日常办公中所有环节。具体来说,可以把主要的功能概括以下功能模块:
个人办公
  个人桌面是为提高员工的日常工作效率提供的个性化服务功能。在这里,员工可以及时了解需要办理的各项事务,查看最新新闻、进行自己的工作日程安排,管理个人名片夹,收发电子邮件,参加BBS讨论,同时可以进行自己的日常财务管理,修改个人的登录口令等。
信息中心
  信息中心是通过计算机网络进行员工之间、部门之间进行信息交流与共享的公共平台。在这里,用户可以根据本身实际情况自行定义信息栏目名称(如新闻、公告、大事记、机关介绍、规章制度、奖惩通报。。。。)、层次结构(可进行下级栏目设置,如按部门设置新闻公告栏目、按类别设置规章制度、按主题设置机构介绍、人员介绍。。。。),设置各个栏目的发布管理人员、修改删除人员,并可将指定栏目设置为默认栏目,即进入信息中心后的默认显示栏目;员工可以查看组织中的最新消息,各种规章制度等等,使用常用链接可以及时访问所关心的Web站点;使用BBS功能,可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论;信息中心同时提供飞机航班和行政区号的管理和查询功能。
   功能包括:信息栏目管理、信息发布管理、信息中心、常用链接管理、常用链接、BBS栏目管理、航班管理、邮编区号管理。

人事机构
  人事机构是对组织中的人员信息进行管理,包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。
   功能包括:人事信息管理、人员调动和分配、离职人员管理、人事信息统计查询、部门人事信息查询、全体人事信息查询、人事字典维护。
考勤管理
  考勤管理包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准、加班申请、加班核准,生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信息查询等。其中审批请假单、加班申请审批在办公事务里完成。
工作计划
   工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划,同时将这些计划分解到具体的执行人员;并可以随时检查计划的执行情况及其相关费用情况。员工根据分配到的工作计划,可以定期上传相应的工作报告,填写工作日志,同时可以上传相应的附件。
  工作计划管理的处理流程时:首先设置、建立相应的计划类别和报告类别;然后即可制订相应的工作计划并进行计划的分解、指定相应的执行负责人;执行负责人填写相应的工作报告和工作日志;计划的制订人员(发布人)可随时检查计划的执行情况及其相关费用情况,对员工完成的任务进行检查,考评和管理;当员工执行完某个工作计划时,可提出完成申请,由计划的发布人负责核准。
公文流转
  公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文,利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言,在很大程度上提高了公文处理效率和准确性,用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。
  公文流转中,用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限,在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑,可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。
会议管理
  会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理,同时可以查询显示会议室的相关信息,可以向参加会议的有关人员发送会议通知。
功能包括:会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。
审批登记
  审批登记是具有相关管理权限的人员对员工提出的各种申请进行审批、登记处理,用户可以根据本单位的实际情况,自定义员工申请类别,并对其设置相应的审批流程,使工作流程的设置更加适应单位的实际情况及今后发展的需要。
  审批登记功能包括:事务审批、事务登记、事务打印、申请类别设置。
用款管理
用款管理是利用计算机网络,及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程,提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
用款管理功能包括:用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。
报销管理
  报销管理主要是实现费用报销运作的全过程,报销的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
  报销管理功能包括:报销领款登记、员工报销单据查询、全部报销单据查询、报销统计、报销类别维护。
办公用品
  办公用品管理为管理人员提供了办公用品和低值易耗品的库存、采购、库存报警功能以及库存、采购、领用的查询统计功能,办公用品的采购和领用申请在个人事务中进行、审批登记在审批登记模块中完成。
  办公用品功能包括:用品管理、用品采购、用品统计、库存报警、用品类别维护。
车辆管理
  车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理,包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等,用车申请和维修申请在个人事务中进行,在审批登记模块中完成相应的审批登记处理。
  车辆管理功能包括:车辆信息维护、油耗登记、里程补贴、维修情况查询及用车情况查询。
资料管理
  资料管理部分用于单位内资料的借阅、使用,库存管理等功能。其中包括:员工借阅申请及申请回复,借阅登记,归还登记,资料统计,缺库登记和查询,资料信息维护,资料字典维护等。
文档管理
  文档管理是对组织机构中的各类电子文档进行相应的管理,使员工能够及时方便地查询到自己所需要的相关信息。
  在文档管理中,管理员可对文档进行分类,对各个文档类别指定相应的发布权限和查询权限。
资产管理
  本功能模块的主要功能是对公司固定资产的管理,包括固定资产的卡片维护、使用情况维护及相应的查询打印。
  功能包括:资产信息管理、资产使用管理、部门资产使用查询、全部资产使用查询、资产字典维护。
客户资源
  客户资源管理是为企业在激烈市场竞争中,提供一套方便有力的管理工具,它可以帮助企业为客户提供更加完备周到的服务,通过有效地进行客户资源管理,使企业的产品和服务更加满足客户的实际需要,从而给企业带来更加丰厚的效益。
  客户资源管理功能包括:销售人员管理、客户信息管理、联系记录管理、订单管理、销售情况查询、客户联系人管理、企业的产品和服务管理等。

系统管理
  组织机构、员工、职位是联易 OA的基本信息组成部分,在各个机构下设置相应的职位,每个职位可以具有不同的操作权限,通过建立员工与相应职位的对应关系,实现对员工操作权限的统一管理。
  系统管理是为联易 OA系统的正常运行提供管理功能,首次安装完联易OA软件后,首先要通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。
  系统管理还包括审批流程设置,在日常办公事务中员工要提出各种申请,经过相关的领导审批核准,之后要进行相关业务的登记处理,充分利用计算机网络的优势,用户可自行预先设置各种申请业务的审批流程,对于员工的申请系统自动提示行应的审批人员进行处理;同时提供相关业务的登记功能,从而大大提高了组织内部的办公效率。

  1、企业信息化管理全面解决方案
  2、专业的企业信息管理平台、企业协同办公系统、互联网应用

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